För att veta att arbetssätt, arbetsformer och utvecklingsinsatser faktiskt leder till att målen uppnås och ger avsedd effekt behöver arbetet och resultaten följas upp och dokumenteras kontinuerligt.

Dokumentationen ska visa på vad som behöver utvecklas, varför och på vilket sätt. Den behövs för att kunna följa en kvalitetsutveckling över tid och för att kunna se effekterna av utvecklingsarbetet. Dokumentationen möjliggör spridning av kunskap och erfarenhet och kan bli ett underlag för beprövad erfarenhet.

Dokumentationen av det systematiska kvalitetsarbetet bör ge svar på frågorna:

• Var är vi? Måluppfyllelsen inom de områden vi följt upp och utvärderat för att få en nulägesbild av verksamhetens kvalitet och likvärdighet.
• Vart ska vi? Analys av faktorer som påverkat måluppfyllelsen och av förbättringsbehov. Prioriterade områden för förbättringsinsatser för att uppfylla de nationella målen.
• Hur gör vi? Planering av förbättringsinsatser inom prioriterade områden där förväntade effekter, tidsplan och ansvarsfördelning samt former för utvärdering framgår.
• Hur blev det? Jämförelse med förväntad effekt av respektive förbättringsinsats. Lärdomar som grund för långsiktig säkring eller som utgångspunkt för förnyade insatser.

I skollagen finns ingen detaljerad reglering av hur dokumentationen ska utformas eller vad den ska innehålla, den ska i största möjliga mån utformas efter lokala behov och förutsättningar. Dokumentationen kan utformas på olika sätt till exempel genom loggbok, portfolio, foto eller film. Det viktiga är att man har ett tydligt syfte med dokumentationen och att den görs kontinuerligt.

Inför läsårets start

Dokumentationen innehåller:

• Var är vi – uppföljning av centrala mål,
• Vart ska vi – rektors analys och rektors prioriterade mål,
• Hur gör vi – aktiviteter för att nå prioriterade mål och uppföljning av aktiviteter,
• Hur blev det –  utvärdering av prioriterade mål,

Senast den 30 juni varje läsår ska rektor färdigställa det gångna läsårets SKA-dokumentet genom att utvärdera läsårets prioriterade mål – Hur blev det samt i kommande läsårs SKA-dokument fastställa Var är vi, Vart ska vi, Hur gör vi.

Flik 1 Var är vi

Uppföljning

I samband med att en ny SKA-plan ska upprättas går rektor igenom enhetens resultat kopplat till de centrala målen för verksamheten. I SKA-dokumentet markerar rektor huruvida respektive område bör prioriteras, ej behöver prioriteras eller kan spridas, och utvecklar i skrift vilka grunder som rektor har för sin prioritering.

För varje målområde gör rektor en bedömning:

• Förskolans arbete är framgångsrikt och kan spridas
• Området är ej prioriterat
• Område bör prioriteras

Rektor klargör också vad bedömningen grundas på – vilken data som används och vad datan visar. De underlag som rektor har som grund för sin bedömning kan vara både kvantitativ och kvalitativ.

Flik 2 Vart ska vi

Analys

Rektor formulerar prioriterade mål för läsåret och kopplar dem till de områden som rektor anser bör prioriteras.

De utvecklingsområden som har identifierats i uppföljningen behöver analyseras. Analys handlar om att försöka förstå vad som orsakar och påverkar resultat och måluppfyllelse och varför det ser ut som det gör.  Rektor gör en fördjupad analys, där det framgår vilka bakomliggande faktorer som rektor bedömer orsakar utvecklingsbehovet. I analysen beskriver rektor kopplingar till miljö för lärande (fysisk, social, pedagogisk lärmiljö), personalens insikter, kompetens och möjligheter till kompetensutveckling, organisation (både inre organisation och hur den samverkar med andra) samt resursfördelningen.

För varje prioriterat mål ska rektor:

• markera vilka övergripande mål och riktlinjer som ligger till grund för det prioriterade målet
• göra en analys av hur förutsättningar för verksamhetens genomförande påverkar valt problemområde –

  Vad är problemet? Vad i lärmiljöerna kan bidra till problemet? Finns det brister gällande personalens insikter, kompetens eller kompetensutveckling som bidrar till problemet? Vad i den inre organisationen bidrar till problemet? Finns det brister i hur resurserna används som bidrar till problemet?

 

Prioriterade mål

Analysen ligger till grund för rektors prioriterade mål och för planering av det utvecklingsarbete som behöver ske. Rektor formulerar prioriterade mål för läsåret.  Målen formuleras som tidsbestämda och önskvärda framtida tillstånd, så att de kan utvärderas. prövar sina mål med hjälp av modellen kärnan. Fokuserar målen på kärnan, som har störst betydelse för barns utveckling och lärande, eller fokuserar de på mer perifera saker? Kan målen formuleras så att de hamnar närmare kärnan?

 

Flik 3 Hur gör vi

Aktiviteter

Rektor beskriver de aktiviteter som planeras för att nå målen. Aktiviteterna bör vara konkreta och kan bestå både av åtgärder och processer. Det ska finnas en tydlig koppling mellan aktiviteter och de mål de ska leda till.

Rektor färdigställer SKA-dokumentet senast den 30 juni inför läsårsstarten.

Under läsåret

Löpande uppföljning av aktiviteter

Rektor följer löpande upp aktiviteterna i SKA-planen genom att göra daterade noteringar i SKA-dokumentet.

Rektor säkerställer att SKA-planen är möjliga att läsa och förstå för en utomstående som ej är väl insatt i verksamheten. Rektor uppdaterar SKA-dokumentet senast fem arbetsdagar innan SKA-samtal.

Vid läsårets slut

Flik 4 Hur blev det

Utvärdering av prioriterade mål

Rektor utvärderar läsårets prioriterade mål tillsammans med sin personal, i matris avsedd för detta, samt utvecklat i löpande text. I utvärderingarna bör det framgå huruvida målen är nådda, till vilken grad målen är nådda, samt vad nästa steg i utvecklingsarbetet är.