För att veta att arbetssätt, arbetsformer och utvecklingsinsatser faktiskt leder till att målen uppnås och ger avsedd effekt behöver arbetet och resultaten följas upp och dokumenteras kontinuerligt.

Dokumentationen ska visa på vad som behöver utvecklas, varför och på vilket sätt. Den behövs för att kunna följa en kvalitetsutveckling över tid och för att kunna se effekterna av utvecklingsarbetet. Dokumentationen möjliggör spridning av kunskap och erfarenhet och kan bli ett underlag för beprövad erfarenhet.

Dokumentationen av det systematiska kvalitetsarbetet bör ge svar på frågorna:

• Var är vi? Måluppfyllelsen inom de områden vi följt upp och utvärderat för att få en nulägesbild av verksamhetens kvalitet och likvärdighet.
• Vart ska vi? Analys av faktorer som påverkat måluppfyllelsen och av förbättringsbehov. Prioriterade områden för förbättringsinsatser för att uppfylla de nationella målen.
• Hur gör vi? Planering av förbättringsinsatser inom prioriterade områden där förväntade effekter, tidsplan och ansvarsfördelning samt former för utvärdering framgår.
• Hur blev det? Jämförelse med förväntad effekt av respektive förbättringsinsats. Lärdomar som grund för långsiktig säkring eller som utgångspunkt för förnyade insatser.

I skollagen finns ingen detaljerad reglering av hur dokumentationen ska utformas eller vad den ska innehålla, den ska i största möjliga mån utformas efter lokala behov och förutsättningar. Dokumentationen kan utformas på olika sätt till exempel genom loggbok, portfolio, foto eller film. Det viktiga är att man har ett tydligt syfte med dokumentationen och att den görs kontinuerligt.

Kom ihåg att använda underlag som redan finns dokumenterade till exempel statistiska uppgifter, sammanställningar, kompetens,  fortbildning, personaltäthet, lärloggar, målredovisningar och SKA-dokumentation. Det är förskolechefens roll att skapa rutiner och former för dokumentation som fungerar för enhetens kvalitetsarbete. Även att prioritera och hjälpa till med att fokusera är en viktig uppgift.

SKA-dokumentation

• Dokumentationen ska innehålla förskolechefs analys, förskolechefs åtgärder, förskolornas utvecklingsområden, områden att säkerställa samt punkter att följa upp.
• Läsårssammanfattning, åtaganden och målsättningar fastställs och dokumenteras en gång per år. Om dessa kompletteras under läsåret ska ändringarna dateras. Inför SKA-uppföljningar gör förskolechefer daterade uppdateringar i dokumentet i de grå rutorna avsedda för detta.
• SKA följs upp fyra gånger om året. I september och februari sker det i form av samtal där förskolechef, biträdande utbildningschef och utvecklingsstrateg deltar. I november och april sker uppföljningen i form av diskussion i förskolans ledningsgrupp.
• Senast den 30 juni ska en sammanfattning av årets kvalitetsarbete ha sparats i mappen av förskolechef.
• Dokumentet gäller läsårsvis och redigering sker löpande i ett och samma dokument.
• I augusti påbörjas nytt dokument, med föregående läsårs definierade mål för förskolorna som utgångspunkt.
• Förskolechef sparar ner sin version, uppdaterar/fyller på informationen senast 5 arbetsdagar innan planerat SKA-samtal.

 

Sammanställning av läsåret

Förskolechef gör en sammanställning av SKA  en gång per läsår. SKA-sammanställningen fokuserar på:

• tidigare prioriterade mål,
• nationella mål samt
• de fyra förutsättningsområdena; god miljö, organisation, resursfördelning och personal

Slutsatser i sammanfattningen ska svara på frågan – Vad behöver förskolorna utveckla och åtgärda för att tillgodose barns behov av lärande, engagemang och välbefinnande?

I slutsatsen utvecklar förskolechef resonemang kring:

• Vad behöver åtgärdas (röd),
• Vad behöver utvecklas (gul) och
• Vad behöver säkerställas detta läsår (grön),

 

Utvärdering av prioriterade mål och åtaganden

 

Måluppfyllelse

 

Förutsättningar

 

 

 

 

Slutsatser, mål och åtaganden för kommande läsår

 

Vad behöver åtgärdas

Åtgärder handlar om görande och förändringar som kan ske omedelbart för att följa lagar, förordningar, riktlinjer och bestämmelser. Det kan handla om rutiner som ska tas fram, följas eller ändras, om samtal och möten som ska genomföras, om organisationsförändringar och anställningar, om kartläggningar eller utvärderingar som ska göras, om uppdrag som ska förändras eller fördelas, om införskaffande av resurser etc

 

Vad behöver säkerställas

Att säkerställa handlar om att följa upp sådant som är implementerat/har fungerande rutiner, men som ännu inte är institutionaliserat och automatiserat i verksamheten. Det kan handla om rutiner, uppdrag, arbetssätt, förhållningssätt, regler, möten, informationsflöden etc

 

Checklista

Åtaganden att åtgärda och säkerställa sammanställs i en checklista.

 

Vad behöver utvecklas – prioriterade mål

Prioriterade mål handlar om långsiktigt förändrings- och utvecklingsarbete som innebär förändringar i förhållningssätt, kultur, kompetens och professionalisering. Det är utvecklingsorganisationen som arbetar med de prioriterade målen.

 

 

 

De prioriterade målen sammanställs i en målöversikt, där mål, aktiviteter och datum för uppföljning anges.